Duża wspólnota mieszkaniowa – zasady funkcjonowania i obowiązki

Duża wspólnota mieszkaniowa obejmuje nieruchomość, w której liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych łącznie przekracza 3. Od 1 stycznia 2020 r. oznacza to, że już budynek z 4 lokalami podlega zasadom ustawy o własności lokali, w tym obowiązkowi wyboru zarządu i podejmowania wielu decyzji w formie uchwał.

Co definiuje dużą wspólnotę mieszkaniową?

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa, gdy w nieruchomości pojawia się własność lokalu. Tworzą ją wszyscy właściciele lokali znajdujących się w danym budynku, niezależnie od tego, czy lokale mają przeznaczenie mieszkalne, użytkowe czy mieszane.

O zakwalifikowaniu wspólnoty decyduje liczba lokali wyodrębnionych oraz lokali niewyodrębnionych, które nadal należą do dotychczasowego właściciela. Do 3 lokali włącznie mamy do czynienia z małą wspólnotą. Gdy lokali jest więcej niż 3, powstaje duża wspólnota mieszkaniowa.

Próg ten obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. Wcześniej małą wspólnotę obejmowała nieruchomość z maksymalnie 7 lokalami. Zmiana sprawiła, że część budynków, które wcześniej działały według uproszczonych zasad, została objęta pełnym reżimem ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Mała i duża wspólnota – najważniejsze różnice

Mała wspólnota działa przede wszystkim według przepisów Kodeksu cywilnego o współwłasności. W dużej wspólnocie zastosowanie ma ustawa o własności lokali, która określa między innymi sposób wyboru zarządu, podejmowania uchwał i prowadzenia dokumentacji.

W dużej wspólnocie formalizm jest większy, ale pojedynczy właściciel co do zasady nie może zablokować każdej decyzji dotyczącej nieruchomości wspólnej. Właściciel dysponujący małym udziałem nie ma automatycznego prawa weta, jeśli pozostali właściciele dysponują większością wymaganą przez przepisy.

Jakie obowiązki ma duża wspólnota?

Duża wspólnota musi zapewnić formalne zarządzanie nieruchomością wspólną. Dotyczy to zarówno decyzji właścicieli, jak i bieżącej pracy zarządu lub zarządcy. Do podstawowych obowiązków należą:

• Wybór zarządu – właściciele powinni powołać zarząd jedno- lub wieloosobowy.
• Zwoływanie zebrania – zebranie sprawozdawcze powinno odbyć się co najmniej raz w roku, nie później niż do końca pierwszego kwartału.
• Prowadzenie ewidencji – wspólnota prowadzi pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek oraz rozliczeń.
• Reprezentacja wspólnoty – zarząd występuje w imieniu wspólnoty w relacjach z wykonawcami, urzędami, bankami i innymi podmiotami.
• Utrzymanie nieruchomości – wspólnota organizuje konserwację, naprawy, przeglądy, sprzątanie, ubezpieczenie i inne czynności dotyczące części wspólnych.

Wspólnota powinna także posługiwać się numerem NIP i REGON oraz rozliczać wpływy i wydatki związane z zarządzaniem nieruchomością. Właściciele ponoszą koszty utrzymania części wspólnych proporcjonalnie do swoich udziałów, chyba że przepisy lub ważna umowa właścicieli przewidują inne rozwiązanie.

Jak podejmowane są decyzje w dużej wspólnocie?

Podstawowym instrumentem podejmowania decyzji są uchwały właścicieli lokali. Co do zasady głosy liczy się według udziałów w nieruchomości wspólnej, a nie według liczby mieszkań. Właściciel większego lokalu może więc dysponować większą liczbą głosów niż właściciel lokalu o mniejszej powierzchni.

Czynności zwykłego zarządu wykonuje zarząd, bez konieczności uzyskiwania odrębnej uchwały dla każdej bieżącej sprawy. Chodzi o działania potrzebne do normalnego funkcjonowania budynku, takie jak usunięcie awarii, zawarcie umowy na sprzątanie czy zlecenie bieżącej konserwacji.

Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały właścicieli. Ustawa o własności lokali wymienia przykładowo sprawy, które należą do tej kategorii. W praktyce mogą to być:

• ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy,
• przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
• remont elewacji albo innej istotnej części wspólnej,
• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
• nadbudowa, przebudowa lub podział nieruchomości wspólnej.

Lista ustawowa ma charakter przykładowy. O tym, czy dana czynność przekracza zwykły zarząd, może decydować jej zakres, koszt i wpływ na prawa właścicieli. Brak wymaganej większości nie oznacza jednak, że pojedynczy właściciel ma bezwzględne prawo weta. W określonych sytuacjach zarząd lub właściciele mogą zwrócić się do sądu o rozstrzygnięcie.

Głosowanie udziałami oznacza, że wynik sprawy zależy od wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, a nie wyłącznie od liczby osób uczestniczących w głosowaniu.

Jak wybiera się zarząd wspólnoty?

Właściciele dużej wspólnoty muszą podjąć uchwałę o wyborze zarządu. Może on być jedno- albo wieloosobowy. Członkiem zarządu może zostać osoba fizyczna, również spoza grona właścicieli lokali.

Wspólnota może powierzyć wykonywanie czynności administracyjnych profesjonalnemu zarządcy lub firmie zarządzającej. Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia właścicieli z kontroli. To oni nadal podejmują uchwały w sprawach przekraczających zwykły zarząd, zatwierdzają plan gospodarczy i mogą kontrolować działania zarządu.

Profesjonalny zarządca przejmuje określone zadania organizacyjne, ale właściciele nadal powinni sprawdzać rozliczenia, uchwały i sposób wykonywania umowy.

Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą zostać w każdej chwili zawieszeni albo odwołani uchwałą właścicieli. Jeżeli wspólnota działa bez formalnie wybranego zarządu, mimo że przekracza ustawowy próg 3 lokali, może mieć problemy z reprezentacją, zawieraniem umów i podejmowaniem skutecznych decyzji.

Najważniejsza zasada jest prosta: od czwartego lokalu wspólnota działa według ustawy o własności lokali, wybiera zarząd i podejmuje istotne decyzje uchwałami. To odróżnia ją od małej wspólnoty, w której podstawą zarządzania są przepisy o współwłasności z Kodeksu cywilnego.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawach dotyczących konkretnej nieruchomości, uchwał lub sposobu reprezentacji wspólnoty warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.