Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej – zasady i przebieg

Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej opiera się przede wszystkim na wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, a nie na liczbie właścicieli. Uchwała co do zasady zostaje przyjęta, gdy za nią zagłosują właściciele posiadający łącznie więcej niż 50% udziałów. Głosy można zbierać na zebraniu, obiegowo, w trybie mieszanym oraz elektronicznie, ale każda forma wymaga rzetelnej identyfikacji głosujących i dokumentacji.

Dlaczego uchwały mają znaczenie?

Wspólnota mieszkaniowa wyraża swoją wolę w drodze uchwał. Dotyczą one między innymi remontów, planu gospodarczego, wysokości zaliczek, wyboru zarządu, zawierania umów oraz innych spraw związanych z nieruchomością wspólną. Głosowanie nie jest więc wyłącznie formalnością. Od jego wyniku może zależeć stan techniczny budynku, wysokość obciążeń właścicieli i sposób korzystania z części wspólnych.

Podstawowe zasady wynikają z Ustawy o własności lokali. Trzeba przy tym odróżnić dużą wspólnotę, obejmującą więcej niż trzy lokale, od małej wspólnoty liczącej do trzech lokali. W małej wspólnocie stosuje się co do zasady przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności. Przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd może być potrzebna zgoda wszystkich współwłaścicieli. W większej wspólnocie decyzje podejmuje się według reguł ustawy o własności lokali.

Jak liczy się głosy we wspólnocie?

W dużej wspólnocie zasadą jest głosowanie udziałami. Udział określa wielkość prawa właściciela do nieruchomości wspólnej i zwykle wynika z dokumentów dotyczących lokalu oraz księgi wieczystej. Nie oznacza to, że każdy lokal lub każda osoba ma automatycznie taką samą siłę głosu.

Uchwała zostaje podjęta, gdy głosy „za” reprezentują więcej niż 50% wszystkich udziałów w nieruchomości wspólnej. Nie chodzi więc o większość osób obecnych na zebraniu, lecz o większość udziałów wszystkich właścicieli. Brak kworum na zebraniu nie uniemożliwia procedowania uchwały, ale może oznaczać konieczność dalszego zbierania głosów.

Przykładowo, jeżeli na zebraniu są właściciele posiadający łącznie 40% udziałów i wszyscy zagłosują „za”, uchwała nie uzyska jeszcze wymaganej większości. Wynik można uzupełnić w trybie indywidualnego zbierania głosów, o ile dotyczy to tej samej uchwały i jest właściwie udokumentowane.

Metoda	Kiedy stosować?	Podstawa	Przykład
Głosowanie udziałami	Jako zasadę w dużej wspólnocie	Ustawa o własności lokali	Uchwała przechodzi po uzyskaniu ponad 50% wszystkich udziałów „za”
Jeden właściciel – jeden głos	W konkretnej sprawie po spełnieniu przesłanek ustawowych	Umowa lub uchwała właścicieli, a w określonych sytuacjach art. 23 ust. 2a ustawy	Większość właścicieli popiera uchwałę, niezależnie od wielkości lokali
Głosowanie w małej wspólnocie	Przy nieruchomości obejmującej do trzech lokali	Przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności	Przy czynności przekraczającej zwykły zarząd może być wymagana jednomyślność

Głos „wstrzymujący się” nie zwiększa puli głosów popierających uchwałę. W praktyce przy ustalaniu, czy osiągnięto większość, należy traktować go jako głos niepopierający uchwały, podobnie jak głos „przeciw”. Nieobecność właściciela jest natomiast czymś innym niż oddanie głosu przeciw.

Kiedy można zastosować zasadę 1 właściciel = 1 głos?

Reguła „1 właściciel = 1 głos” jest wyjątkiem od głosowania udziałami. Nie można jej wprowadzić tylko dlatego, że zarządowi lub części właścicieli tak wygodniej. Podstawa zastosowania tego trybu musi wynikać z ustawy, umowy właścicieli albo uchwały dotyczącej konkretnej sprawy.

Właściciele mogą postanowić w umowie lub uchwale, że w określonej sprawie każdy właściciel dysponuje jednym głosem. Uchwałę wprowadzającą taki sposób liczenia trzeba podjąć zgodnie z zasadą udziałową. Nie wolno natomiast ustanowić ogólnej reguły, zgodnie z którą wszystkie przyszłe uchwały będą podejmowane według zasady 1:1.

Ustawa przewiduje też szczególną sytuację, w której właściciele posiadający łącznie co najmniej 1/5 udziałów, czyli 20%, mogą zażądać głosowania według zasady 1:1. Jest to możliwe, gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo gdy większość udziałów należy do jednego właściciela. Żądanie powinno zostać odnotowane w protokole wraz ze wskazaniem osób, które je zgłosiły.

W tym trybie uchwała przechodzi, gdy opowie się za nią większość wszystkich właścicieli, a nie tylko większość obecnych na zebraniu. Jeżeli wspólnota liczy dziewięciu właścicieli, potrzeba co najmniej pięciu głosów „za”.

Przy współwłasności lokalu trzeba dodatkowo ustalić, kto jest uprawniony do oddania głosu. Współwłaściciele w częściach ułamkowych powinni działać przez wspólnego pełnomocnika, gdy stosuje się zasadę 1:1. Przy małżeńskiej wspólności majątkowej głos jednego małżonka co do zasady odnosi się do całego udziału przypadającego na lokal.

Tryby głosowania nad uchwałą

Ustawa o własności lokali nie ogranicza podejmowania uchwał do jednego sposobu. Wspólnota może korzystać z kilku form, jednak przy każdym trybie trzeba jasno określić treść uchwały, osoby uprawnione do głosowania, sposób oddania głosu i moment zakończenia procedury.

Tryb	Zaleta	Ryzyko
Zebranie właścicieli	Bezpośrednia dyskusja i łatwe wyjaśnienie projektu	Błędy w protokole, liście obecności lub zliczaniu udziałów
Indywidualne zbieranie głosów	Możliwość dotarcia do nieobecnych właścicieli	Brak dowodu, kto głosował i nad jaką wersją uchwały
Tryb mieszany	Łączy szybkość zebrania z możliwością uzupełnienia brakujących głosów	Chaos dotyczący wyniku, daty podjęcia i tej samej treści uchwały
Głosowanie elektroniczne	Łatwiejszy kontakt z właścicielami przebywającymi poza budynkiem	Trudności z identyfikacją i archiwizacją głosów

Głosowanie na zebraniu

Na zebraniu należy przedstawić projekt uchwały, umożliwić właścicielom zapoznanie się z jego treścią i odnotować wynik głosowania. Dobrą praktyką jest przygotowanie listy obecności, kart do głosowania oraz protokołu. Dokumenty powinny pozwalać ustalić, kto uczestniczył w głosowaniu i jaki udział reprezentował.

Jeżeli uchwała uzyska wymaganą większość już na zebraniu, jest podjęta. Nie należy następnie przeprowadzać dodatkowego głosowania obiegowego tylko po to, aby „potwierdzić” wcześniejszy wynik. Jeżeli większości nie uzyskano, można kontynuować zbieranie głosów, ale trzeba zachować tę samą treść uchwały i jasno wskazać, że głosy zebrane na zebraniu oraz później tworzą jeden wynik.

Tryb obiegowy i mieszany

W trybie obiegowym zarząd lub zarządca przedstawia właścicielom projekt uchwały i zbiera głosy poza zebraniem. W trybie mieszanym część właścicieli głosuje na zebraniu, a pozostałe głosy są zbierane później. To rozwiązanie bywa szybkie, lecz wymaga szczególnej dyscypliny dokumentacyjnej.

Procedurę mieszaną najlepiej przeprowadzić w następującej kolejności:

Przygotuj jedną, ostateczną wersję uchwały i nadaj jej numer.
Sprawdź listę właścicieli, ich udziały oraz ewentualne pełnomocnictwa.
Zbierz i zapisz głosy oddane na zebraniu, wskazując datę oraz reprezentowane udziały.
Przekaż nieobecnym właścicielom dokładnie ten sam projekt uchwały wraz z terminem oddania głosu.
Po zakończeniu zbierania sporządź zestawienie głosów „za”, „przeciw” i wstrzymujących się oraz ustal, czy osiągnięto wymagany próg.

Właściciele powinni wiedzieć, czy uchwała została już podjęta. Ma to znaczenie między innymi dla terminu jej zaskarżenia i możliwości wykonania. Samo zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje automatycznie jej wykonania. Wstrzymanie może nastąpić po uzyskaniu odpowiedniego zabezpieczenia sądowego.

Głosowanie elektroniczne

Głosowanie elektroniczne może być dopuszczalne, jeżeli pozwala ustalić, kto złożył oświadczenie woli, czego ono dotyczyło oraz kiedy zostało złożone. Można wykorzystywać system elektroniczny albo pocztę e-mail, ale sama wiadomość wysłana z niezweryfikowanego adresu nie zawsze zapewnia wystarczający poziom bezpieczeństwa dowodowego.

Przy głosowaniu online należy zapewnić co najmniej:

jednoznaczną identyfikację właściciela lokalu,
powiązanie głosu z konkretną, niezmienioną treścią uchwały,
zapis daty i godziny oddania głosu,
bezpieczne przechowywanie głosów i możliwość późniejszego odtworzenia wyniku.

Przy głosowaniu e-mailowym warto wcześniej potwierdzić adres, z którego właściciel będzie oddawał głosy, oraz wskazać adres skrzynki wspólnoty przeznaczonej do ich odbioru. Wiadomość powinna zawierać jasne oznaczenie uchwały i stanowisko właściciela. Wprowadzanie równolegle kilku kanałów, na przykład systemu, e-maila i papierowych kart, zwiększa ryzyko podwójnego głosu lub pominięcia części dokumentów.

Szczególną ostrożność trzeba zachować przy głosowaniu podczas zdalnego zebrania. Samo zalogowanie do wideokonferencji, pseudonim lub wyłączona kamera nie muszą wystarczać do pewnego ustalenia tożsamości. Bezpieczniej jest przeprowadzić zdalną dyskusję, a głosy zebrać następnie w odrębnym, weryfikowalnym trybie.

Prawa właściciela i bezpieczeństwo uchwały

Właściciel powinien mieć możliwość zapoznania się z projektem uchwały, jej uzasadnieniem i dokumentami potrzebnymi do świadomego głosowania. Może głosować „za”, „przeciw” albo wstrzymać się. Jeżeli nie zgadza się z decyzją, samo nieuczestniczenie w głosowaniu nie zastępuje wyraźnego sprzeciwu.

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeżeli jest ona niezgodna z prawem, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza jego interesy. Pozew trzeba co do zasady wnieść w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały albo od dnia powiadomienia właściciela o jej treści, zależnie od sposobu podjęcia uchwały.

Najczęściej problemy powodują następujące uchybienia:

liczenie głosów według liczby osób zamiast udziałów, bez podstawy do zastosowania zasady 1:1,
brak sprawdzenia, czy głos oddał właściciel albo prawidłowo umocowany pełnomocnik,
łączenie różnych wersji projektu uchwały w jeden wynik,
brak listy obecności, kart do głosowania, protokołu lub zestawienia udziałów.

Nie każda wada proceduralna automatycznie przesądza o uchyleniu uchwały. W sporze sądowym znaczenie może mieć między innymi wpływ uchybienia na wynik głosowania oraz na możliwość świadomego udziału właściciela. Nie zmienia to faktu, że brak dokumentacji utrudnia wspólnocie obronę prawidłowości podjętej decyzji.

Ostrzeżenie: uchwała podjęta z naruszeniem zasad liczenia głosów lub bez możliwości ustalenia, kto i nad czym głosował, może zostać skutecznie zakwestionowana. Przy sporze o udziały, ważnej inwestycji, odwołaniu zarządu albo złożonym trybie mieszanym warto skonsultować dokumenty z prawnikiem przed zakończeniem głosowania, a nie dopiero po wniesieniu pozwu.

Lista kontrolna przed rozpoczęciem głosowania

Przed przekazaniem projektu właścicielom zarząd lub administrator powinien sprawdzić następujące elementy:

Uprawnieni do głosowania – aktualna lista właścicieli, udziały, współwłaściciele i pełnomocnictwa.
Treść uchwały – numer, przedmiot, załączniki, uzasadnienie oraz jednoznaczne brzmienie.
Sposób liczenia – głosowanie udziałami albo wyraźnie uzasadniona podstawa zastosowania zasady 1:1.
Dokumentacja zebrania – zawiadomienia, lista obecności, karty głosowania i protokół.
Głosy obiegowe – data, podpis lub wiarygodna identyfikacja elektroniczna oraz powiązanie z właściwą uchwałą.
Archiwizacja – kompletne zestawienie głosów, udziałów i końcowego wyniku.

Prawidłowe głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej zaczyna się od właściwego ustalenia udziałów i zasad, a kończy na kompletnej dokumentacji. Najbezpieczniejsza procedura to taka, w której można bez wątpliwości odtworzyć treść uchwały, tożsamość głosujących, reprezentowane udziały oraz moment uzyskania wymaganej większości.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie sporu dotyczącego uchwały, udziałów, pełnomocnictwa lub terminu zaskarżenia należy skonsultować dokumenty z adwokatem albo radcą prawnym.