Jak założyć małą wspólnotę mieszkaniową?
Małej wspólnoty mieszkaniowej nie trzeba zakładać. Powstaje z mocy prawa, gdy w jednej nieruchomości pojawi się co najmniej dwóch właścicieli lokali, a łączna liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie przekracza trzech. Nie składa się więc wniosku o „założenie” wspólnoty. Trzeba natomiast ustalić sposób zarządzania nieruchomością wspólną i dopełnić obowiązków administracyjnych oraz technicznych.
Czym jest mała wspólnota mieszkaniowa?
Mała wspólnota mieszkaniowa obejmuje właścicieli lokali znajdujących się w tej samej nieruchomości, jeżeli liczba lokali wyodrębnionych oraz niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, wynosi najwyżej trzy. Liczy się więc liczba lokali, a nie liczba osób, które są ich właścicielami.
Wspólnota powstaje automatycznie, gdy własność lokalu zostanie wyodrębniona i lokal zostanie zbyty innemu podmiotowi. Nie jest potrzebna uchwała założycielska ani rejestracja wspólnoty jako nowej osoby prawnej. Podstawą działania małej wspólnoty jest art. 19 Ustawy o własności lokali, który odsyła w sprawach zarządu do przepisów Kodeksu cywilnego i odpowiednich przepisów postępowania cywilnego o współwłasności.
Próg trzech lokali obowiązuje od 1 stycznia 2020 roku. Wcześniej za małą wspólnotę uznawano wspólnotę obejmującą do siedmiu lokali. Od czwartego lokalu stosuje się zasady właściwe dla dużej wspólnoty, chyba że właściciele skutecznie ustalili inny sposób zarządu w wymaganej formie.
| Mała wspólnota | Duża wspólnota | Znaczenie w praktyce |
|---|---|---|
| Do trzech lokali | Więcej niż trzy lokale | Próg zależy od liczby lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych |
| Zarząd według zasad współwłasności | Zarząd wybierany na podstawie ustawy | W małej wspólnocie nie ma obowiązku powoływania formalnego zarządu |
| Kodeks cywilny i przepisy o współwłasności | Ustawa o własności lokali | Inaczej liczy się zgodę i prowadzi sprawy nieruchomości |
| Brak obowiązkowych zebrań rocznych | Obowiązkowe zebrania i uchwały w ustawowym trybie | Właściciele małej wspólnoty mogą spotykać się dobrowolnie |
W małej wspólnocie właściciele bezpośrednio współdziałają w zarządzaniu częściami wspólnymi. Mogą dobrowolnie powierzyć administrowanie jednemu z właścicieli, zarządcy lub firmie zewnętrznej. Jeżeli chcą trwale zmienić ustawowy sposób zarządu, potrzebna jest umowa w odpowiedniej formie, co do zasady akt notarialny.
Jak podejmować decyzje w małej wspólnocie?
Najważniejsze jest rozróżnienie czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczających zwykły zarząd. Przepisy nie zawierają zamkniętej listy takich działań, dlatego znaczenie ma charakter, zakres i koszt konkretnej czynności.
W sprawach zwykłego zarządu potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli liczonej według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Nie chodzi więc o prostą większość osób. Właściciel mający większy udział może mieć większą siłę głosu niż kilku właścicieli dysponujących łącznie mniejszym udziałem.
Do zwykłego zarządu zalicza się zwykle bieżące utrzymanie budynku, drobne naprawy, sprzątanie, usuwanie awarii czy zawieranie umów dotyczących podstawowych usług. Zakres ocenia się jednak zawsze w konkretnych okolicznościach.
Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wszystkich współwłaścicieli. Przykłady takich działań obejmują:
- Bieżące utrzymanie – usuwanie awarii, drobne naprawy i podstawowe usługi związane z nieruchomością.
- Istotny remont lub modernizacja – jeżeli przedsięwzięcie znacząco ingeruje w nieruchomość albo wymaga dużych nakładów.
- Przebudowa lub nadbudowa – zwłaszcza gdy zmienia sposób korzystania z budynku lub jego części.
- Zaciągnięcie kredytu albo innego poważnego zobowiązania – działanie obciążające właścicieli na przyszłość.
- Zmiana przeznaczenia części wspólnej – na przykład trwała zmiana sposobu korzystania z pomieszczenia należącego do wszystkich.
Właściciele mogą sporządzać pisemne porozumienia, organizować zebrania albo udzielać pełnomocnictw. Nie tworzy to jednak automatycznie formalnych uchwał w rozumieniu zasad obowiązujących w dużych wspólnotach. Określenie „uchwała” bywa używane umownie, gdy właściciele dokumentują wspólne stanowisko, lecz mała wspólnota co do zasady działa przez zgody i czynności współwłaścicieli.
Jeżeli nie można uzyskać zgody większości w istotnej sprawie zwykłego zarządu, każdy współwłaściciel może żądać upoważnienia sądowego do dokonania czynności. W przypadku czynności przekraczającej zwykły zarząd właściciele mający co najmniej połowę udziałów mogą zwrócić się do sądu o rozstrzygnięcie, z uwzględnieniem celu planowanego działania i interesów wszystkich współwłaścicieli.
Jeżeli konflikt uniemożliwia prawidłowe zarządzanie, a większość narusza zasady prawidłowego zarządu lub krzywdzi mniejszość, sąd może ustanowić zarządcę przymusowego. To rozwiązanie sporne i ingerujące w relacje właścicieli, dlatego przed skierowaniem sprawy do sądu warto dokładnie udokumentować stanowiska, koszty i stan nieruchomości.
Jakie formalności pozostają po powstaniu wspólnoty?
Brak obowiązku powołania zarządu nie oznacza, że właściciele mogą pominąć wszystkie formalności. Wspólnota może potrzebować identyfikacji podatkowej i statystycznej, aby zawierać umowy, rozliczać usługi oraz kontaktować się z urzędami. W praktyce należy ustalić, kto będzie reprezentował właścicieli i przechowywał dokumentację.
Do najważniejszych obowiązków organizacyjnych i technicznych należą:
- NIP i REGON – numery potrzebne do identyfikacji wspólnoty w kontaktach z urzędem skarbowym, dostawcami i innymi podmiotami.
- Dokumentowanie wydatków – faktury, rachunki i pisemne rozliczenia ułatwiają późniejsze żądanie zwrotu kosztów od pozostałych właścicieli.
- Przeglądy okresowe – kontrole wymagane przez Prawo budowlane, w tym przeglądy roczne i kontrole wykonywane co najmniej raz na pięć lat, w zakresie zależnym od rodzaju budynku i instalacji.
- Ubezpieczenie części wspólnych – właściciele powinni rozważyć ochronę dachu, elewacji, klatki schodowej i innych elementów wspólnych, ponieważ indywidualna polisa lokalu może ich nie obejmować.
Koszty utrzymania nieruchomości wspólnej właściciele ponoszą co do zasady proporcjonalnie do udziałów. W małej wspólnocie nie działa automatycznie taki sam system zaliczek i planów gospodarczych jak w dużej wspólnocie. Właściciel może pokryć konieczny wydatek, a następnie żądać od pozostałych zwrotu przypadających na nich części. Stałe zaliczki są możliwe na podstawie porozumienia, ale wymagają ostrożnego uregulowania, aby nie stały się źródłem kolejnego sporu.
Najważniejsze jest odróżnienie powstania wspólnoty od jej organizacji. Wspólnota pojawia się z mocy prawa, natomiast właściciele muszą później uzgodnić, kto zajmie się bieżącymi sprawami, jak będą rozliczane wydatki i w jaki sposób zostaną przeprowadzone wymagane przeglądy. Przy zgodnych relacjach wystarcza przejrzyste porozumienie. Gdy porozumienia nie da się osiągnąć, zastosowanie znajdują procedury sądowe dotyczące współwłasności.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu między właścicielami, planowanej przebudowy lub wątpliwości co do sposobu zarządu warto skonsultować sprawę z prawnikiem.
