Jak zmienić zarząd wspólnoty mieszkaniowej? Procedura krok po kroku

Zmiana zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest możliwa, ale właściwa procedura zależy od tego, czy działa zarząd powierzony z art. 18 ustawy o własności lokali, czy zarząd właścicielski z art. 20. Najpierw trzeba ustalić formę zarządu, a następnie prawidłowo przygotować uchwały, głosowanie i przejęcie dokumentacji.

Czy wspólnota może zmienić zarządcę?

Tak. Właściciele lokali mają prawo decydować o sposobie zarządzania nieruchomością wspólną, w tym o wyborze podmiotu, który wykonuje te zadania. Zmiana może dotyczyć samej firmy zarządzającej albo całej formy zarządu.

Nie należy jednak utożsamiać zarządcy powierzonego z administratorem. Przy zarządzie właścicielskim firma zewnętrzna zwykle wykonuje czynności zlecone przez zarząd wspólnoty, na przykład obsługę księgową, konserwację czy przygotowanie rozliczeń. Przy zarządzie powierzonym podmiot zewnętrzny ma szersze uprawnienia i sam reprezentuje wspólnotę w granicach określonych przepisami oraz umową.

Jaki rodzaj zarządu ma wspólnota?

To pierwsza informacja, którą trzeba ustalić. Sprawdź akt notarialny ustanawiający odrębną własność lokalu, wcześniejsze uchwały oraz dokumentację wspólnoty. Informacji można też szukać w dziale III księgi wieczystej nieruchomości gruntowej, choć brak wpisu nie przesądza jeszcze o braku zarządu powierzonego.

Cecha	Zarząd właścicielski – art. 20	Zarząd powierzony – art. 18
Kto zarządza?	Osoby fizyczne wybrane przez właścicieli, zwykle spośród właścicieli lokali.	Osoba fizyczna albo prawna wskazana w umowie, często profesjonalna firma.
Rola firmy zewnętrznej	Administrator wykonuje czynności określone w umowie ze wspólnotą.	Zarządca ma szersze kompetencje i reprezentuje wspólnotę w ramach powierzonego zarządu.
Jak zmienić podmiot?	Zarząd wypowiada umowę administratorowi zgodnie z jej warunkami.	Właściciele podejmują uchwałę o zmianie zarządcy albo formy zarządu.
Czy potrzebny jest notariusz?	Nie przy zwykłej zmianie administratora.	Tak, gdy zmieniana jest forma zarządu. Przy samej zmianie firmy udział notariusza jest sporny, ale często ogranicza ryzyko późniejszego konfliktu.

Przy zarządzie powierzonym najbezpieczniejszym rozwiązaniem bywa jednoczesna zmiana formy zarządu na właścicielski, wybór członków zarządu wspólnoty i dopiero potem wypowiedzenie umowy dotychczasowemu zarządcy. Uchwała zmieniająca sposób zarządu musi zostać zaprotokołowana przez notariusza zgodnie z art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali.

Jak zmienić zarząd wspólnoty mieszkaniowej krok po kroku?

Ustal formę zarządu – sprawdź akt notarialny, księgę wieczystą, uchwały i umowę z obecnym podmiotem.
Przygotuj pełnomocnictwa – właściciel może upoważnić inną osobę do udziału w zebraniu i głosowania. Pełnomocnictwo do takich czynności co do zasady nie wymaga formy notarialnej.
Zbierz poparcie właścicieli – uchwała powinna uzyskać większość głosów liczonych według udziałów, chyba że w danej sprawie obowiązuje inna zasada. Pełnomocnictwa pomagają zapewnić udział właścicieli dysponujących ponad połową udziałów.
Zwołaj zebranie – właściciele mający co najmniej 1/10 udziałów mogą wystąpić z wnioskiem o zwołanie zebrania. Wniosek powinien wskazywać proponowany porządek obrad, termin i temat uchwał.
Zamów notariusza – jest to konieczne przy uchwale zmieniającej formę zarządu. Notariusz protokołuje przebieg czynności, ale nie zastępuje wspólnoty w ustalaniu listy głosujących ani w liczeniu udziałów.
Przeprowadź głosowanie – przy zarządzie powierzonym można podjąć uchwałę o wyborze nowego zarządcy albo o zmianie formy zarządu, wyborze zarządu właścicielskiego i upoważnieniu go do zakończenia współpracy z dotychczasową firmą.
Złóż wypowiedzenie – po przyjęciu uchwał nowy zarząd powinien doręczyć dotychczasowemu zarządcy pisemne wypowiedzenie, zgodnie z umową i właściwym okresem wypowiedzenia.

W porządku obrad warto wyraźnie wskazać wszystkie planowane decyzje. Mogą to być uchwała o zmianie sposobu zarządu, uchwała o wyborze członków zarządu, uchwała o odwołaniu dotychczasowego podmiotu oraz upoważnienie do zawarcia umowy z nowym administratorem.

Jeżeli zebranie zwołuje zarządca, wniosek najlepiej doręczyć w sposób pozwalający potwierdzić datę odbioru. Do właścicieli należy przekazać zawiadomienie z dniem, godziną, miejscem i dokładnym porządkiem obrad. Projekty uchwał warto udostępnić przed zebraniem, aby właściciele mogli zapoznać się z ich treścią.

Gdy zarządca ignoruje wniosek o zwołanie zebrania, nie należy poprzestawać na ustnych wezwaniach. Trzeba zachować wniosek, potwierdzenie jego doręczenia i korespondencję. Właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów mogą, w określonych sytuacjach, zwołać zebranie samodzielnie. Należy wtedy szczególnie starannie zawiadomić wszystkich właścicieli i udokumentować przebieg głosowania. Przy sporze co do prawidłowości czynności może być potrzebna pomoc prawnika lub droga sądowa.

Co przygotować przed zebraniem?

Przed rozpoczęciem procedury warto zgromadzić dokumenty i ustalić osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności:

akt notarialny lub dokument wskazujący sposób zarządu nieruchomością wspólną
umowę z dotychczasowym zarządcą albo administratorem
projekty uchwał i porządek obrad
pełnomocnictwa od właścicieli nieobecnych na zebraniu
zestawienie właścicieli i przysługujących im udziałów
ofertę lub projekt umowy z nowym administratorem, jeżeli wspólnota chce zawrzeć ją niezwłocznie

Pełnomocnictwo powinno precyzyjnie określać, do jakich czynności upoważnia. Może obejmować udział w zebraniu, głosowanie nad zmianą formy zarządu, wybór członków zarządu oraz decyzję o zakończeniu współpracy z konkretnym podmiotem.

Co zrobić po podjęciu uchwały?

Sama uchwała nie kończy całego procesu. Nowy zarząd powinien przejąć kontrolę nad bieżącym funkcjonowaniem nieruchomości i zabezpieczyć dokumentację wspólnoty:

Wypowiedzenie umowy – doręcz je pisemnie, z potwierdzeniem odbioru, i sprawdź termin zakończenia współpracy.
Dokumenty finansowe – odbierz wyciągi bankowe, salda właścicieli, rozliczenia, faktury, uchwały, sprawozdania i informacje o zobowiązaniach.
Dokumenty techniczne – przejmij książkę obiektu, protokoły przeglądów, dokumentację remontów, gwarancje, umowy serwisowe i klucze do pomieszczeń technicznych.
Dostęp do rachunku – zaktualizuj uprawnienia w banku i odwołaj dostęp osób, które nie reprezentują już wspólnoty.
Umowy i zgłoszenia – sprawdź umowy z dostawcami mediów, firmami sprzątającymi, konserwatorami oraz bieżące postępowania i reklamacje.
Informacja dla właścicieli – przekaż mieszkańcom datę zmiany, dane nowego zarządu lub administratora oraz sposób zgłaszania usterek.

Przekazanie dokumentów powinno odbyć się na podstawie protokołu. Jeżeli dotychczasowy zarządca odmawia ich wydania, należy wezwać go pisemnie do przekazania dokumentacji, wskazując konkretny zakres i termin. Brak reakcji warto udokumentować, ponieważ może mieć znaczenie przy dochodzeniu wydania dokumentów lub innych roszczeń.

Największe ryzyko proceduralne powstaje wtedy, gdy wspólnota pomija rozróżnienie między zarządem powierzonym a właścicielskim albo podejmuje uchwałę bez wymaganej formy. Dlatego przed zebraniem trzeba sprawdzić podstawę zarządu, prawidłowo policzyć udziały i zaplanować udział notariusza tam, gdzie zmieniany jest sposób zarządzania.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy aktu notarialnego, umowy z zarządcą ani uchwał wspólnoty. W przypadku sporu o ważność uchwały, wydanie dokumentacji lub sposób zwołania zebrania warto skonsultować się z prawnikiem.