Jak często odbywa się zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej musi odbyć się co najmniej raz w roku, najpóźniej do 31 marca. Obowiązek zwołania zebrania rocznego spoczywa na zarządzie wspólnoty albo zarządcy, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną. Poza zebraniem rocznym można organizować zebrania nadzwyczajne, gdy wymaga tego sytuacja wspólnoty.
Zebranie roczne i nadzwyczajne – czym się różnią?
Zasady wynikają przede wszystkim z ustawy o własności lokali. Zebranie roczne ma charakter obowiązkowy i służy rozliczeniu poprzedniego roku oraz zaplanowaniu działań na kolejny. Zebranie nadzwyczajne zwołuje się doraźnie, gdy pojawia się sprawa wymagająca decyzji właścicieli przed kolejnym terminem rocznym.
| Cecha | Zebranie roczne | Zebranie nadzwyczajne |
|---|---|---|
| Cel | Sprawozdanie z działalności, ocena zarządu, plan gospodarczy i opłaty | Rozpatrzenie konkretnej, pilnej lub bieżącej sprawy |
| Kto zwołuje? | Zarząd wspólnoty albo zarządca powierzony | Zarząd, zarządca albo – po spełnieniu warunków – właściciele |
| Termin | Co najmniej raz w roku, najpóźniej do 31 marca | W dowolnym momencie, gdy istnieje potrzeba |
| Podstawa zwołania | Obowiązek ustawowy z art. 30 UoWL | Decyzja zarządu lub wniosek właścicieli posiadających co najmniej 1/10 udziałów |
Co powinno znaleźć się na zebraniu rocznym?
Art. 30 ustawy o własności lokali wskazuje podstawowe sprawy, które powinny zostać omówione podczas zebrania rocznego. Nie ogranicza to wspólnoty w dodawaniu innych tematów dotyczących nieruchomości wspólnej.
Do najważniejszych punktów należą:
- Sprawozdanie zarządu – przedstawienie działań podjętych w poprzednim roku oraz informacji o stanie finansów wspólnoty.
- Absolutorium – ocena pracy zarządu lub zarządcy powierzonego. Udzielenie absolutorium oznacza akceptację sposobu wykonywania obowiązków w poprzednim okresie.
- Roczny plan gospodarczy – określenie planowanych wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.
- Opłaty na pokrycie kosztów zarządu – ustalenie lub zmiana zaliczek i innych obciążeń związanych z utrzymaniem budynku.
Na tym samym zebraniu można omówić także remonty, zmianę zarządu, umowy zawarte przez wspólnotę lub inne sprawy wymagające decyzji właścicieli.
Jak właściciele mogą doprowadzić do zwołania zebrania?
Jeżeli zarząd lub zarządca nie zwołuje zebrania nadzwyczajnego mimo potrzeby jego przeprowadzenia, właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą złożyć wniosek o jego zwołanie. W przypadku niezwołania zebrania rocznego w terminie uprawnienie do jego zwołania ma każdy właściciel lokalu.
Postępowanie może wyglądać następująco:
- Zebranie poparcia – właściciele składają podpisy pod wnioskiem, a ich łączny udział musi wynosić co najmniej 1/10 udziałów.
- Przygotowanie wniosku – należy wskazać proponowany termin, cel zebrania i sprawy, które mają znaleźć się w porządku obrad.
- Dostarczenie wniosku – dokument można przekazać zarządowi, zarządcy lub administratorowi działającemu w imieniu zarządu. Dla celów dowodowych warto zachować potwierdzenie doręczenia.
- Wyznaczenie dalszego terminu – jeżeli uprawniony podmiot pozostaje bezczynny, właściciele mogą podjąć działania zmierzające do samodzielnego zorganizowania zebrania, szczególnie gdy chodzi o zebranie roczne niezwołane w terminie.
We wniosku dobrze jest precyzyjnie opisać tematy obrad, a przy planowanych uchwałach dołączyć ich projekty. Ułatwia to właścicielom przygotowanie się do dyskusji i ogranicza ryzyko sporu o zakres zebrania.
Jakie są formalne zasady zawiadomienia?
Każdy właściciel lokalu powinien otrzymać zawiadomienie o zebraniu na piśmie co najmniej 7 dni przed jego terminem. Zawiadomienie powinno wskazywać dzień, godzinę, miejsce oraz porządek obrad. Jeżeli planowana uchwała ma zmienić wzajemne prawa i obowiązki właścicieli, należy dołączyć także jej projekt.
Przed wysłaniem zawiadomień warto sprawdzić, czy obejmują wszystkich właścicieli, w tym współwłaścicieli lokali. Istotne jest również zachowanie dowodów doręczenia, zwłaszcza gdy porządek obrad obejmuje podwyżki opłat, kosztowne remonty albo zmianę sposobu zarządzania nieruchomością.
Czy błąd w zawiadomieniu unieważnia uchwałę?
Nie każdy błąd formalny powoduje automatyczną nieważność zebrania lub podjętych na nim uchwał. Dotyczy to także sytuacji, gdy zawiadomienie nie zostało doręczone z siedmiodniowym wyprzedzeniem. Samo naruszenie procedury nie przesądza jeszcze o tym, że uchwała przestaje obowiązywać.
Przy zaskarżaniu uchwały sąd ocenia, czy uchybienie mogło mieć wpływ na jej treść. Właściciel musi więc co do zasady wykazać, że gdyby został prawidłowo zawiadomiony albo otrzymał pełne informacje, wynik głosowania mógłby być inny. Przykładowo samo doręczenie zawiadomienia trzy dni przed zebraniem może nie wystarczyć do uchylenia uchwały, jeżeli nieobecność właściciela nie miała realnego wpływu na wynik głosowania.
Inaczej może być wtedy, gdy właściciel nie został poinformowany o istotnej uchwale i przez to nie mógł przedstawić propozycji lub oddać głosu, który mógł zmienić wynik. Ocena zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Termin na zaskarżenie uchwały wynosi co do zasady sześć tygodni, dlatego w razie poważnych wątpliwości warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
Najkrócej: wspólnota musi odbyć zebranie roczne do 31 marca, ale może spotykać się częściej. Zebranie nadzwyczajne zwołuje się wtedy, gdy wymaga tego interes wspólnoty, a właściciele posiadający co najmniej 1/10 udziałów mogą domagać się jego zorganizowania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie konkretnej uchwały, uchybień w zawiadomieniu lub sporu z zarządem albo zarządcą warto skonsultować dokumenty z radcą prawnym lub adwokatem.
